No Meeting Dayが実質的に機能してないので対策を考えた
はじめに
エンジニアリングマネージャーになって約1年が過ぎました。
メンバー/リーダーだったときに比べて業務内容に変化はありましたが、中でも大きい変化はミーティング時間の倍増です。
昔は1日1〜2時間程度だったのが、今は多いときは7〜8時間、少ないときでも1時間半〜2時間程度あります。 ミーティングのせいで集中して作業する時間がなかなか取れないため、毎週月曜を "No Meeting Day" として自身のカレンダーも抑えているのですが、正直なところあまり効果はありませんでした。部署の定例が入ったり、マネージャー向けの研修が入ったり、メンバーから「どうしてもここしか空いてなかったので…」とミーティングを入れられたりとか。。。
社内の他のマネージャーのカレンダーを見ても、No Meeting Dayを設けている人はちらほらいるもののミーティングが入っていることが多く、予定を入れる側からしても「No Meeting Dayって書いてるけどまあ大丈夫だろう」という意識が蔓延しているようでした。
集中して作業できる時間がないことにより、自身の生産性が落ち稼働時間が増え疲労がたまってきた実感があり、そろそろ本当にどうにかしないとマズイので対策を考えることにしました。
達成したいこと
達成したいことは2つだけです
- 1度の設定で完結する
- 予定を自動で不参加にする
Google カレンダーの設定
業務時間設定
Googleカレンダーでは業務時間設定ができます。 これを設定することで、業務時間外に予定をいれようとした人に対して警告が表示されます。
元々私は業務時間設定をしていたのですが、何の確認もなく業務時間外に予定を入れられることは多々あったので、それほど高い効果はないかなと感じました。とはいえないよりはマシなので今も設定はしています。
外出中設定
普段使う「予定」ステータスでなく「外出中」ステータスというのがあります。
これを使うことで設定した期間に招待された予定に対して自動で不参加にできます。が、毎週月曜に繰り返し設定をすることはできないので1つ1つ手動で設定しなければならず、現実的ではありませんでした。
予約枠設定
カレンダーを予定じゃなくて予約枠にするとあとから他の人はその時間帯のカレンダー抑えられないンゴよ
— 千葉の猫 | Catlog® | RABO (@_hitima) 2020年4月13日
以前こんなアドバイスをいただいたので、社用のアカウントと個人のアカウントを使って実験してみたのですがうまくいかず…。
結論
残念ながら、Googleカレンダーに用意されている機能で私のニーズを満たすものは見つかりませんでした。
とはいえ何も対策をせず今まで通りになるのはしんどいので、思い切ってカレンダーの予定名を "No Meeting Day" から "Day Off or No Meeting Day" に変えました！
"No Meeting Day" だと気にせず予定を入れられてしまうのですが、"Day Off" という表記があれば意図的に予定を入れてくる人はいないのではないかと思ったのと、もし入れられたとしても「休暇予定なのでごめんなさい」と断りやすいためです。
あまりスマートな解決策ではないですが、ひとまずこれで様子を見てみようと思います。ついでにたまった休暇をちょくちょく月曜日に使っていきたいと思います。
